Administrasi Perkantoran
1.
Definisi
Administrasi
Secara etimologis,
administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ada yang berarti
instensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi
juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Ada beberapa definisi
administrasi menurut pendapat beberapa tokoh yaitu :
Dwight
Waldo
Dwight Waldo mendefinisikan administrasi sebagai
suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas
yang tinggi.
The Liang
Gie
The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi adalah
segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Sondang
P. Siagian
Sondang
P. Siagian berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerja
sama antara dua orang manuasia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
Adalah semua kegiatan yang bersifat pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan
serta memudahkan dalam hubungannya satu sama lain.
3.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
Adalah kegiatan
kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagaian kerja
sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
4.
Tujuan
administrasi perkantoran
Agar segala
kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan
dengan efisien dan efektif.
5.
Jenis-jenis
pekerjaan kantor
a.
Mengumpulkan/menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan
dimana-mana,
b.
Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan
berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembanagan teknologi modern.
c.
Mengolah
Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d.
Menyimpan
Yaitu kegiatan yang menaruh atau
meletakkan dengan berbagai cara dan alat te pat tertentu sehingga
sistematis dan aman.
e.
Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
6.
Definisi Sarana
dan Prasarana administrasi perkantoran
Sarana adalah
barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan
tungas fungsi unit kerja. Comtoh : mobil, komputer, kertas dan laim-lain.
Sedangkan Prasarana adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat
menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Contoh : Gedung.
7.
Tujuan
pengaturan ruang kantor
Tujuan tata
ruang kantor antara lain :
a.
Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat.
b.
Menjamin
kelancaran proses kerja yang bersangkutan
c.
Memungkinkan
pemakaian ruang kerja secara efisien
d.
Menciptakan
kenyamanan bekerja bagi para pegawai
e.
Memberikan kesan
yang baik terhadap para penunjang
8.
Asas-asas pokok tata ruang kantor
a.
Asas jarak
pendek , yaitu jarak terpendek anatara 2 titik dalam garis lurus
b.
Asas rangkaian,
yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang
sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan
c.
Asas penggunaan
segenap ruang yaitu apabila mungkin tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak
hanya yang berupa luaa laintai, tetapi juga vertikal ke atas maupun kebawah
d.
Asas perubahan susunan
tempat kerja, yaitu apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah, perubahan
peroses kerja/prosedur kerja kantor atau penemuan teknologi baru dan lain-lain
.
9.
Lingkungan dan
kondisi fisik tata ruang perkantoran
Yang termasuk
lingkunagn fisik didalam tata ruang perkantoran antara lain :
a.
Peneranagn/cahaya
b.
Tata warna
c.
Ventilasi/pengaturan
udara
d.
Dekorasi
e.
Suara bising
f.
Music
g.
keamanan
10.
Asas-asas
pengorganisasian kantor
a.
Asas tujuan
b.
Asas kesatuan
fungsi
c.
Asas hubungan
individual
d.
Asas
kesederhanaan
e.
Asas wewenang
sepadan dengan tanggung jawab
f.
Asas laporan
kepada atasan tunggal
g.
Asas pengawasan
dan kepemimpinan
h.
Asas jangkauan
pengawasan
11.
Karakteristik administrasi perkantoran
a.
Bersifat pelayanan
b.
Bersifat terbuka dan luas
c.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
d.
Mengevaluasi sebagai karakteristik administrasi
perkantoran
12.
Asas-asas manajemen perkantoran
a.
Asas Desentralilasi
b.
Asas Dekonsentralisasi
c.
Penggunaan asas-asa manajemen perkantoran dalam
kehidupan sehari-hari
13.
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Adapun ruang lingkup dari manajemen
perkantoran diantaranya yaitu :
a.
Kegiatan kantor
Office palnning atau perencanaan perkantoran atau diantaranya seperti
dibawah ini :
a.
Perencanaan gedung
b.
Tata ruang Kantor
c.
Penerangan atau pencahayaan
d.
Perlengkapan peralatan kantor
e.
Jendela atau ventilasi uadara dari ruangan
kantor
b.
Sarana dan juga fasilitas kerja perkantoran ,
diantaranya seperti dibawah ini :
Lokasi
darinkantor, adapun factor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor diantaranya : factor keamanan, factor lingkungan dan factor harga.
14.
Interior, yang dimaksud dengan interior disini
yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan
kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti ventilasi, hiasan dan lain-lain
15.
Mesin-mesin kantor, yaitu disesuaikan dengan
prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan kebutuhan kantor lainnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar